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Os Princípios da Organização com Maturidade nas Informações Gerenciais
1) DISPONIBILIZAR a informação: Existe disponibilidade das informações necessárias, de uma forma rápida, assertiva, intuitiva e segura.
Abrangência de informações por Área/Processo/Assunto.
As informações necessárias para a gestão do negócio estão disponíveis, nas diferentes Funções (Vendas, Operações, Finanças, RH, etc.), nos diferentes níveis decisórios (estratégico, tático e operacional). Com isso, todos os usuários têm suas necessidades de informação gerencial plenamente atendidas, apoiando suas decisões seja do dia-a-dia seja para decisões e análises estratégicas.
Acesso às informações de uma forma rápida e fácil.
As informações disponíveis são acessadas pelo usuário de uma forma rápida e fácil (“no lugar certo no tempo certo”).
Informações atualizadas conforme necessidade.
As informações de dados e cadastros acessadas por cada usuário estão atualizadas conforme suas necessidades. Como exemplo, os dados de estoque são acessados pelos usuários on time (ou quase on time), o atingimento das metas de vendas é atualizado diariamente, etc.
As Informações têm qualidade, acuracidade e padronização.
Os sistemas e as informações disponibilizadas têm a qualidade necessária ao uso: 1) Os sistemas não tem bugs de funcionalidades; 2) Os dados são sempre corretos; 3) Não há duplicidade e “sujeiras” nos dados cadastrais; 4) Não há duplicidade ou má definições de conceitos e regras utilizadas nos sistemas.
As informações são disponibilizadas de uma forma intuitiva.
Os sistemas estão organizados de tal forma que permitem ao usuário facilmente encontrar determinada informação. Permitem, também, que se visualize o conjunto de informações necessárias para determinada análise, “guiando” o usuário para a solução de sua necessidade. Ou seja, os sistemas devem ser suficientemente inteligentes, “sugerindo” ao usuário como analisar ou gerenciar determinado assunto, a partir de análises desenhadas dentro de um conceito de “melhores práticas”.
Os sistemas têm flexibilidade para a construção de análises.
O usuário consegue “navegar” e “trabalhar” a informação, consegue fazer cruzamentos entre informações, tem liberdade e facilidade para construir cenários e “minerar” as informações.
A visualização dos sistemas é agradável e prática.
O sistema é agradável e prático nos seus aspectos visuais, sem prejudicar a sua intuitividade e performance. Este design agradável motiva o usuário para o uso sistemático.
A organização tem controle e segurança na distribuição das informações.
Os sistemas têm recursos que permitem o controle do acesso à determinada informação. Estes recursos são utilizados para direcionar a cada usuário somente aquilo que é do seu efetivo interesse e permissão.
2) ALINHAR a informação: A informação disponível está alinhada com as necessidades e prioridades do negócio.
As informações incluem indicadores que permitem um gerenciamento e melhoria do desempenho do negócio.
Existe um foco na gestão do desempenho, medida e gerenciada no sistema através de indicadores de desempenho das Funções ou Processos ou Temas.
Existem modelos de análise que permitem a gestão e melhoria do desempenho do negócio.
O sistema de informação gerencial permite aos usuários responsáveis pela melhoria do desempenho a análise e gerenciamento dos fatores que impactam nos resultados dos indicadores (do estratégico ao operacional).
Há um alinhamento entre os objetivos e estratégias do negocio com os sistemas de informações gerenciais.
O conjunto de indicadores, informações e modelos de analise disponibilizados são priorizados e definidos para suportar o atingimento dos objetivos estratégicos da organização.
As informações disponibilizadas aos usuários refletem suas necessidades e prioridades.
Existe uma participação efetiva dos usuarios na definição de prioridades e no desenvolvimento e melhorias dos sistemas, fazendo com os mesmos reflitam suas linguagens, hábitos e conhecimentos. Ou seja, os sistemas são desenvolvidos para e com o usuário ("foco no cliente").
3) CAPACITAR para a informação: As pessoas estão capacitadas para o uso das informações.
Existem atividades de treinamento para os usuários.
As funcionalidades e conceitos utilizados no sistema são transmitidas aos usuários através de atividades de treinamento.
Os sistemas usam intensamente recursos de apoio ao usuário.
O sistema possui recursos on line que facilitam o uso e entendimento dos conceitos e funcionalidades: hints , telas explicativas, manual, glossário, materiais de apoio, etc.
Existem ações de comunicação com os usuários.
Existe um processo contínuo de interação com o usuário através de atividades de comunicação (mensagens, notícias, informativos, apresentações, etc.), visando a divulgação, motivação e aprendizado do usuário.
Há recursos de suporte ao usuário.
O usuário tem à sua disposição uma infra-estrutura de suporte (tipo “help desk”) ao uso e entendimento do sistema.
4) GERENCIAR com a informação: Existe uma cultura de comprometimento e motivação para o uso das informações.
Os processos gerenciais existentes na organização fazem uso efetivo das informações disponíveis.
As informações disponibilizadas são efetivamente utilizadas como apoio na gestão dos processos gerenciais existentes na organização (planejamento estratégico, operacional, financeiro, comercial, controladoria, avaliação do desempenho, etc.).
Existe uma cultura de gestão e melhoria do desempenho através do uso das informações.
Existe uma “necessidade” de uso sistemático dos sistemas de informações em função de uma cultura institucionalizada de gestão e melhoria de metas de desempenho.
Os sistemas são pró-ativos na identificação de problemas e oportunidades.
A gestão dos processos críticos é apoiada pela pró-atividade dos sistemas na identificação e comunicação de problemas, exceções e oportunidades: alertas de desempenho, alertas de exceções, sinalizadores nos dados, etc.
5) MOBILIZAR para a informação: Existe uma mobilização em toda a organização para o uso efetivo das informações, a partir do envolvimento dos principais líderes.
Os principais líderes usam e promovem o uso das informações.
O uso efetivo das informações é promovido a partir dos principais líderes da organização, seja utilizando em suas atividades seja divulgando continuamente suas necessidades e benefícios.
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